Kétszeresen is nehéz ügy az emailezés. Nehéz, mert túl sokat kapunk belőle, és nehéz, mert nem mindig jön reakció az elküldött levelünkre. „Még csak válaszra sem méltatott” – hallom időnként a keserű mondatot, legtöbbször valamilyen vezető pozícióban lévő személyről. Én is átéltem már, hogy nem sikerült elérnem egy embert, akinek számítottam a véleményére, vagy nem kaptam választ valakitől, akinek több emailt is írtam. Hivatalos helyről is tapasztaltam teljes némaságot a megkeresésem után. Frusztráló, amikor szükségünk lenne egy visszajelzésre, de azt sem tudjuk, hogy a másik oldalon megkapták-e egyáltalán az üzenetünket. Mindenki tud fejlődni a kommunikáció terén, nekem is tanulnom kell ezt, de hadd fogalmazzak meg most néhány gondolatot azok védelmében, akikre haragudni szoktunk, amikor nem válaszolnak a megkeresésünkre.
A „válaszra sem méltatott” mondatot kifejezetten gyakran hallom vádként ismert tekintélyszemélyekkel (püspök, miniszter, polgármester, misszióvezető, ismert lelkész, lelkigondozó, előadó stb.) szemben. A vád éle az, hogy az illető nyilván annyira fenn hordja az orrát, hogy derogál neki a válaszadás, észre sem vesz már bennünket, akik itt lent bóklászunk. Nem akarom tagadni, hogy létezik ez a jelenség, én is találkoztam már olyan vezetőkkel, akik elveszítették a realitásérzéküket vagy az érdekeik szerint rangsorolták a kapcsolataikat. A hallgatás oka a legtöbb esetben azonban ennél sokkal prózaibb.
Biztos van olyan embertársam, aki naponta húszszor is megnézi az email fiókját, hogy kapott-e végre valakitől levelet, de ezt az életérzést én például már régóta nem ismerem, és ezzel a legtöbb elfoglalt ember így van. Legtöbben inkább azzal küzdünk, hogy mikor találunk végre időt a megválaszolatlan emailek feldolgozására. Én szó szerint a hét minden napját csak azzal tudnám tölteni, hogy az inboxomban felgyülemlett emaileket válaszolom, és valójában ezt is csinálom a hét több napján. Na most képzeljük el, milyen lehet az inboxa egy olyan vezetőnek, akit rengetegen ismernek, akin nagy felelősség van, akitől folyamatosan, a nap huszonnégy órájában döntéseket várnak.
A legtöbb mai vezető abban a korban szocializálódott, amikor még nem volt email. Igen, ezt nehéz ma már elképzelni, de én például egyetemista koromban hallottam először olyanról, hogy a számítógépre más földrajzi helyről érkezhet üzenet. Az öcsémtől kaptam levelet Amerikából, az egyik akkor geeknek számító informatikus hallgató egyetemista társam szólt, hogy jött üzenetem a tengerentúlról. Felfoghatatlan volt. Azóta a világ legtermészetesebb dolga, hogy egyetlen másodperc alatt a világ másik végére is tudunk üzenetet küldeni. (És ebben az email ma már kifejezetten elavult műfajnak számít.)
Az email megjelenésével viszont nem csak az történt, hogy gyorsabban tudunk üzeneteket küldeni egymásnak, de az is, hogy az üzenetküldéssel sokkal-sokkal felelőtlenebbül is bánunk, mint a régiek. Régen az írt, akinek volt mondanivalója. A levélíráshoz elő kellett venni egy papírt, végig kellett gondolni, hogy mit akarunk arra írni, fel kellett címezni egy borítékot, bélyeget kellett venni és el kellett sétálni a postára. Mindez pénzbe is került. Mindenki ötször meggondolta, hogy akar-e üzenni. Ma egy vezető naponta akár száznál is több emailt kap. Vannak ezek között fontos levelek, de vannak köztük nagy számban olyan üzenetek is, amelyeket nem írt volna meg senki, ha ma is a postára kellene elsétálnia ehhez.
Engem napi szinten keresnek meg szervezési és tartalmi kérdésekkel, személyes üzenetekkel, felkérésekkel vagy akár csak egy-egy továbbított anyaggal. Van, aki időpontot kér, van, aki döntést vár tőlem, van, aki a szívét önti ki, van, aki bátorítást küld, van, aki figyelmeztetést vagy intést ad át, van, aki azt akarja elmondani, miért tartja szörnyen veszélyesnek a szolgálatomat, vagy éppen mekkora áldást jelentett neki valamelyik cikkem. Egyetlen napon kapok kérdést egy újszövetségi vers görög nyelvtanával kapcsolatban, egy másikat a robotizáció kihívásairól, aztán arról, hogy szabad-e önkielégíteni, majd a nefilim(ek)ről, az angyalokról, a predesztinációról, a gyereknevelésről, a homoszexualitásról vagy arról, hogy milyen esetekben megengedett keresztényeknek a válás. Aztán kapok egy linket, hogy nézzek meg egy háromórás filmet és mondjam el a véleményemet róla, olvassak el egy tizenöt oldalas cikket, véleményezzek egy könyvet, adjak tanácsot valamilyen párkapcsolati kérdésben. Az egész életemet ezek megválaszolásával tölthetném, és a felét ezzel is töltöm.
Vezetőknek szóló konferenciákon az egyik visszatérő nagy kérdés, hogy mit csináljunk az emailek véget nem érő megválaszolásával. Különböző stratégiákat láttam erre. Egyes vezetők nem csinálnak lelkiismereti kérdést abból, hogy nem tudnak minden emailre válaszolni. Számos vezető egyszerűen nem teszi publikussá az email címét, illetve akadályokat iktat be (pl. titkárság), hogy hozzá közvetlenül ne érkezzenek el üzenetek. Azt gondolom, hogy egy bizonyos szint felett ezt nem is lehet máshogy csinálni. Én a telefonommal tettem ezt. A telefonszámomat nagyon kevés embernek adtam meg, ismeretlen számot pedig soha nem veszek fel. Nem azért, mert bunkó vagyok (remélem), hanem azért, mert élhetetlenné válna az életem, ha minden hívást felvennék. Nem hiszek abban, hogy mindig mindenki számára elérhetőknek kell lennünk, ezt még a szeretet legnagyobb példája, Jézus sem így csinálta. (Noha persze én is nagyon örülök, amikor el tudom érni a másikat.)
Egy szó mint száz: azt akarom elmondani ebben a bejegyzésben, hogy legyünk türelmesek egymáshoz az internet világában! Ha valaki nem válaszol a megkeresésünkre, ne azt feltételezzük, hogy ez derogál neki. Az internet olyan kihívások elé állít bennünket, amelyekre nincsenek évtizedeken át bejáratott, kész válaszaink, vagy ha találtunk rá választ, az nem fog mindenkinek tetszeni. Senkitől nem várhatjuk, hogy a monitor rabszolgája legyen. Szinte elfelejtettük már, de van az interneten kívül is élet. Emlékszünk rá? Hegyek, völgyek, fák, virágok, állatok, barátságok, vendégségek, szánkózás, strandolás, közös olvasás, borozás, kirándulás, beszélgetés. Vannak hús-vér kapcsolataink (ugye vannak?), amelyek nem fognak működni, ha elhisszük a hazugságot, hogy minden emailt meg kell válaszolnunk és minden telefonhívást fel kell vennünk. Ha ezt sikerült belátnunk magunkkal kapcsolatban, akkor másra se tegyünk ilyen terhet. Én is igyekszem törekedni erre.
Ja, és ha vannak bevált módszereitek az emailek kezelésére, kérlek, osszátok meg!
Kedves Ádám!
De örülök a felszolitasodnak! Amit mindenkinek nagyon jó szívvel tudok ajánlani, az az e-mail ninja. Egy órás tanfolyam, és nagyon hasznos. Kb. 2hete csinalom a módszerét, azota a munkahelyi postafiokomban 0, azaz nulla beerkező uzenettel jottem el tegnap este, és kevesebb időt töltök az üzenetekkel, mint korábban. Nem azt mondom, hogy megváltoztatta az életemet, mert Krisztus változtatta meg azt 6 évvel ezelőtt, de tényleg nagyon hasznos cucc. itt és itt elérhető: https://emailninja.com.au/ https://www.udemy.com/email-ninja/?aff_code=Ewh3Y19bTXgDShx3MkBPbG1RGXFfVFh8CV4acU5TQHYBQBFxXT5XMRM%3D. Nekem könnyű dolgom volt, hiszen céges tanfolyamkent, ingyen csináltam meg. Kb. 18 ezer Ft, de szerintem még azt a pénzt is megéri.
Ha érdekel titeket, írhatok egy rövid összefoglalást is ide, hogy mi a lényege a dolognak. Egy-két tanács is hasznos lehet, ha nincs most valakinek lehetősége/pénze erre
kovacsdpisti,
engem feltétlenül érdekel az összefoglalód!
Hát… már nem volt hiába ez a poszt… 🙂
S számomra azt is – újra – megerősítette a komment is, hogy sokszor nagyon jó dolog megmutatni egy-egy gyengeséget másoknak, mert vagy az van, hogy akkor abból más is tanul… vagyis mi vagyunk/leszünk egyfajta „tanítói” a „mögöttünk” lévőknek, akik talán épp mostanság küzdenek egy olyan dologgal, amin mi mentünk vagy megyünk át… és egy kicsit „előrébb” is vagyunk egy adott nehézségben, szenvedésben, küzdelemben…
Vagy/és az is előfordulhat, hogy mi találunk olyan „tanítókra”, segítőkre, akik már átmentek hasonló völgyön, úton, megpróbáltatáson, és ők tudnak akár elméleti, akár gyakorlati tanácsot adni… de igen… ehhez nyitni kell olykor… (tudom, hogy nem mindig… de azért kell/ene). Nagyon nagy bátorítás lehet ez úgy nekünk, mint másoknak (akár mögöttünk, akár előttünk járnak az adott „témában”)…
Remélem, Pisti válasza hatékony áldás lesz Számodra, Ádám!
Szia Ádám,
Nem is tudom valaha volt-e olyan poszt ezen a blogon, amivel nem értettem egyet 🙂
De most azt hiszem, nagyon egyoldalú ez a megközelítés.
A türelmet értem, a szeretetben elhordozását a másiknak, azt is értem, a rengeteg elfoglaltságot is értem, az email áradat szinte hányingert keltő monotóniáját is értem. De másik oldalról, ha éppen először és utoljára fordul hozzád Ádám vagy hozzám valaki, akinek olyan fontos a válasz, hogy az élete múlhat rajta? Neked vagy nekem a napi x levélből csak egy, de annak az embernek ez az egyetlen email a minden lehet.
Emellett nagyon sokan megbántódnak, megsértődnek azon, ha nem kapnak választ. Mert nem értik a reakciót. Talán rossz analógia, de mintha valakit megszólítanék, és egyszerűen nem válaszolna. Akár rám sem nézne.
Nagyon nehéz kérdés, és én sem tudom mi a bölcs és helyes ilyenkor. De hajlok rá, hogy minden emailre válaszolni kell. Akár egy mondatot. Vagy automatikus out of office üzenetet beállítani a szabadságok, a túlzsúfolt időszakok alatt. Amiben azt lehet kérni, hogy írjon az illető még egyszer, de csak ha tényleg nagyon fontos, és nem oldódott meg másképpen a kérdése pár nap alatt.
Folyamatosan békítgetek embereket a saját környezetemben is emiatt, hogy ez írt, az meg válaszra sem méltatott, kérdeztem, de nem segített, nem érdeklem, mert nem ír, nem tudom mit gondol, mert nem ír stb, stb.
Valós probléma, és valahogy nagyon sok sebet ejt a nem válaszolás.
Szerintem teljesen érthető, hogy az ember nem tud válaszolni az emailáradatra. Isten úgy alkotta a földi világot, hogy korlátok vannak, ilyen az idő, hogy egy nap csak 24 óra és alvásra is szükségünk van. Valószínűleg ezzel célja van, talán hogy jobban meglássuk, hogy mik a prioritások, mik a valódi feladataink, amit Isten nekünk szán. Ha korlátlan időnk lenne, lehet ,hogy elvesznénk a részletekben és elfelejtenénk keresni a lényeget. Ha minden emailre időt szánna az ember, akkor azt honnan vegye el, a családjától, barátaitól a napi feladaitól-munkájától? Egyik sem lenne jó. Akkor az evés vagy alvásidő jönne még, de ezek tartós megvonása krónikus fáradtsággal, kimerüléssel járhat, és akkor már nem tudja rendesen végezni a feladatait (ezzel kapcsolatban vannak tapasztalataim, hogy mit okoz a tartós alváshiány). Ezt nem lehet tehát elvárni egy embertől, hogy bármennyi email elolvasását megválaszolását be tudja iktatni az idejébe. Én nem szoktam egy nap sokat kapni, de ha mégis összejön 5-6 üzenet, akkor már sokszor gondban vagyok, nem tudok rögtön reagálni. Olyan is volt, hogy sajnos hosszú időre elfelejtettem, de nem azért ,mert nem érdekelt. Ha annyi emailt kapnék, mint Ádám, én is valami ilyesmit tennék, hogy egy nyilvános bejegyzésben megírnám, hogy nem tudok hosszú időt a gép előtt tölteni, és ez nem az emailíró ellen irányul nyilván. (Éppen ezért nem írok emailt olyannak, aki rendkívül elfoglalt, még ha szeretnék is kérdezni dolgokat, csak akkor, ha ez valamiért nem elkerülhető és csak ő segíthet. De ha nem ír vissza így sem, azt is értem.) Engem is érdekel ez az email ninja módszer., nem hallottam még róla. 🙂
Szia Barbara,
én is mindig úgy gondolkodtam, hogy a nekem küldött levelekre, emailekre válaszolnom kell. Erre is törekedtem mindig. A megválaszolatlan emailek ott sorakoznak az inboxomban. Huzamosabb ideje nem tudom 150-200 alá szorítani őket, pedig naponta órakat töltök a megválaszolásukkal. Egy ponton túl azonban ez matematikailag is megoldhatatlan feladatnak tűnik. Van úgy, hogy a gép előtt ülök, hogy levelekre válaszoljak, de gyorsabban jönnek be az újak, mint ahogy elküldöm a választ, és bár órákig válaszolgattam, a végén mégis több a megválaszolatlan levél, mint mikor leültem felszámolni őket.
Képzeld el, hogy mondjuk a munkád és a családod mellett naponta öt ember kér tőled öt percet. Csak öt percet. Ez többnyire megoldható. Aztán azt veszed észre, hogy ez a szám tizenötre megy fel. Ez már kb. másfél órát jelent a munkád és a családod mellett. Aztán az átlag napi harmincöt ember lesz, ami már napi három órát jelent.
Na ilyenkor kezdesz arról gondolkodni, hogy az idődre és energiádra ki tarthat jogosan igényt és ki nem.
Szia Ádám!
Szóval e-mail ninja. A célja ennek a módszernek az, hogy üres legyen a beérkező levelek mappád. Ezt 5féle különböző mappával teheted meg:
-.Action: Azok kerülnek ide, amivel 2 percnél több munkád van.
-.Olvasás: Amiket nem kötelező elolvasnod, de érdekel
-.Várakozó: Ami még folyamatban van, választ vársz rá
-.Archív: Nem akarod törölni,( pl. Egy szolgálati beszámoló, vagy családi levelezés, stb.), de nem kell reagálni rá
-Kuka (angolul volt a kurzus, én így fordítottam le magamnak)
Megnyitod a levelező rendszered, a beérkező üzeneteket. Haladj fentről lefelé, nagyon fontos, hogy ne ugorj át levelet, minddel kezdj valamit. Két kérdést tegyél fel, mikor olvasod: Miről szól ez a levél, és nekem mi dolgom vele? Ha két percnél kevesebb időt kell raszanni, csináld meg rögtön. pl. Egy támogató levél, dobsz egy gyors uzit, hogy köszönöm, kedves öntől, stb., még egy gyors ima is belefér a két percbe, és mehet a levél az archivba. Ha valami szervezéses dolog van, tehát egy folyamatban vagy benne, de belefér a két percbe a reakció: gyors válasz + másolatot küldj magadnak is, és a saját leveledet tedd a várakozó mappába, plusz a másikat az archivba.
-iratkozz le a fölösleges hirlevelekről, amiket pedig elolvastál töröld/archivald.
– vedd ki magad arról, hogy folyamatosan kapsz e-mail értesítéseket, inkább szánj blokkokat arra, hogy kezeld a leveleidet. (felejtsd el a multi-tasking-ot, csak megzavar az állandó csipogás, felugró ablak).
– amivel két percnél több dolog van, azt tedd az .Action mappába, viszont erre a mappára legalább heti 3x szanj releváns időt (naptaradba be tudsz írni elkülönített időpontot ezekre). Így ertelemesen tudsz így foglalkozni pl. Ha el kell olvasni egy 15 oldalas vmit, és reagálni rá.
– az .Olvasás mappádat ne pakold tele,csak ami tényleg érdekel, meg amire valós időd lesz . Jó lehet, ha kicsit ki akarsz kapcsolni.
– Archív mappa: nekem ezt nem így hívják, hanem különböző nagyobb témakörök szerint (az otthoni cimemen: Pl. szolgálat, személyes, hivatal, szakmai), de ne legyen 8-10-bél több ilyen mappad, nincs rá szükség.
-pörgesd ki tehát a leveleidet, és élj az .Action mappában. Ott vannak a valós problémák, amire időt kell szánni. Ezekkel dolgozni kell, ezt nem lehet meguszni. De legalább a postafiokodban rend van.
-Ami a lényeg: Ne nyeljen el az e-mail halom. Csak mondjuk napi 3x olvasd el a beérkező leveleidet. De akkor csinálj szépensorban minden kapott levéllel valamit, és akkor nem kell kerülgetni a bonyolultabb leveleket. Tiszta lappal vagy minden nap, és nem darál be a levelezésed.
Remélem hasznos volt ez, ha bármi kérdés/észrevétel van, jelezd nyugodtan.
Üdv,
Pisti
Köszönöm a tippeket, Pisti!:)
Értelek Ádám.
Ugyanakkor nagyon érdekes, hogy mennyire heves reakciókat vált ki egy nem válaszolás. Már Te is többször írtál arról, más helyeken is olvastam, hogy mennyire gyorsan felmérünk egy embert velünk szemben. Pár perc és megvan a véleményalkotás. Email nem válaszolás esetén semmi esélyt nem adunk arra, hogy jól ismerjenek meg.
A másik gondolat bennem pedig az elvárások problematikája. Annyi fronton támadják az elvárások a kapcsolatokat. Sokat vitáztam már ebben a témában, és azt vallom, hogy nincsenek jogos elvárások szinte semmikor, mert azzal már megkötözöm a másikat. Az igazi szeretet nem jogos elvárások talaján növekedik, hanem a másik szabadon hagyásában.
Ezzel a logikával nekem nagyon könnyű valakitől elfogadni, hogy nem válaszol meg egy emailt, mert azonnal fel tudom menteni magamban, hogy biztosan oka van rá.
De mégis visszatérek a kiinduláshoz, hogy emberek viszonyait, kialakult vagy ki nem alakult kapcsolatait, egymásról alkotott véleményét rontja meg az ilyen félrement írásos kommunikáció.
Nem tudom a jó megoldást.
Barbara,
arra, hogy a válasz hiánya ne rontson meg kapcsolatokat, részben pont abban látom a megoldást, amit magadról írsz: a jóhiszeműségben. Nem azt feltételezem a másikról, hogy emberszámba se vesz. Tudomásul kell vennünk, hogy egy ennyire felpörgött világban nem jogos az elvárás, hogy minden levelünkre választ kapjunk. Egyébként sem rendelkezünk a másik ember idejével, de a felfoghatatlan mennyiségű virtuális kommunikáció korában ezt különösen fontos leszögezni. Különben újfajta rabszolgaságot teremtünk az emberek egy csoportja számára. És én még szeretek olvasni és írni, de sok vezetőnek ez eleve nem jelent semmiféle örömöt.
Hasonlóképpen látom a telefont. Régen abszolút szabály volt, hogy minden hívást fölveszünk. Az olcsó és könnyű telefonálás korában ez élhetetlenné tenné sok ember életét. A szokások is változnak: Amerikában ma már alig veszik fel a hívásokat, és szerintem nálunk is ez lesz nemsokára. Tanuljuk az életet a technoforradalom korában…
Micsoda védőbeszéd Ádám! (: Én nem várom, hogy válaszolj! (: Jó lesz szóban is! (:
Hát az tény és való, hogy tanulnunk kell(ene) a „Nyugattól”… 15-20 évvel ezelőtt is, mikor egy amerikai misszionáriust hívogattam a telefonon, neki már akkor is inkább az üzenetrögzítő szólalt meg 2-3 csengés után… én meg néztem pöszén, hogy „de én nem a géppel akarok beszélni”, így lányos zavaromban mindig letettem… neki(k) ez már akkor „normális” volt… nekem azóta sem annyira, bár némileg már kezdtem szocializálódni ehhez… de azért még nem 100%-ig…
Számomra megnyugtató megoldás, ha nem tudok azonnal válaszolni a fontos
email – re, akkor röviden annyit írok: „Megkaptam, amint tudok válaszolok.”
Ádám egy közös ismerősünknek úgy jött le, hogy beszóltam neked! Távol áljon tőlem! Csak poénkodtam! Végig mosolyogtam, mikor olvastam a cikked és totálisan megértem! Bocs, ha másként jött át!
Eszter, láttam a mosolygós jeleket a hozzászólásodban.:)
Ádám, nekem úgy tűnik, hogy olyan gondod van, mint Mózesnek annak idején: túl sok a feladat, a pici is nagy is (2 Mózes18). A nép is nyög, te is nyögsz. Azt mondom neked, mint Jetró: Ha teheted, delegálj! Oszd le a feladataidat! Pl. Akár helyi megbízható lelkészeknek továbbíthatod az adott személy levelét, és akkor ott van lehetőség már egy gyülekezetbe való betagozódásra, a gyülekezet megismerésére(nyilván megfelelő kommunikáció mellett.) Kívánom én is, hogy legyen meg Isten akarata a levelezéseden is!
Igen, ezt jól látod, egy ideje ezen dolgozom.
Egyszer írtam egy általam tisztelt külföldi szolgálónak egy levelet. A levélben egy-két kérdésben kerestem a véleményét, tanácsát.
Választ nem kaptam a kérdéseimre, de egy héten belül jött egy levél, hogy támogassam a szolgálatát X dollárral és automatikus hírleveleket küldött…………
Azóta tudom, nem érdemes emailt írni…
Nem tudom, ki volt az, lehet, hogy nagyot hibázott, de azt is el tudom képzelni, hogy a te leveled volt aznap a háromezredik, és el se jutott hozzá a levél, viszont automatikusan bekerültél egy adatbázisba. Nem egyszerű kérdések ezek… Az biztos, hogy egy bizonyos mennyiség felett életszerűtlen azt várni, hogy a vezető minden megkeresésre személyesen válaszoljon. Emiatt megkeseredni meg butaság.
Szia Ádám!
Ma reggel – miközben ezen a bejegyzéseden gondolkodtam, elém jött egy emberke, akit te időről időre azért felemlegetsz… és lehet, hogy már Neked is eszedbe jutott… és talán már olvastál is tőle ilyen témában… de azért megírom… (hátha más még nem ismeri, és neki is jól jöhet az ő szolgálata…) Szóval Bobb Biehl-ről agyaltam, és arról, hogy ő esetleg ilyen „témában”, ilyen „nehézség” kapcsán nem tartott valaha előadást, vagy nem osztott meg valami „bölcsességet”, gyakorlati tippet, tippeket? Anno – ha jól emlékszem egy-két előadását megnéztem, és tetszett, de mindet nem… no mindegy… megírtam… + belinkelek pár oldalt emberkéknek, hátha őket is érdekli Bobb… Na… csak ennyi…
https://bobbbiehl.com/
http://foclonline.org/users/bobb-biehl
https://www.youtube.com/results?search_query=bobb+biehl
Köszönöm.